Az ajánlat elküldése után kié a következő lépés?

Az első tizenkét perc

Válassz ki öt ténylegesen nyitott ajánlatot. Ne a teljes CRM-et próbáld ma rendbe tenni. Az a cél, hogy ennél az öt ügynél egyértelmű legyen a következő lépés.

Írd fel mindegyikhez: ajánlat azonosítója; legutóbbi érdemi kapcsolat; ügyféloldali döntés; következő lépés; felelős; vállalt határidő; lezárási ok, ha már nem aktuális.

Cseréld le a homályos státuszt

A „folyamatban” helyett használj ellenőrizhető állapotot: hiányzó adatot várunk; ajánlatot készítünk; az ügyfél döntésére várunk; konkrét időpontban visszatérünk; lezártuk.

Minden nyitott állapothoz legyen egy ember és egy dátum. A határidő a következő saját lépést jelölje. Ha az ügyfél nem ígért döntési dátumot, ne találj ki neki egyet.

Egy szabály, amit már automatizálhatsz

Példaszabály: ha a következő lépés határideje lejárt és az ügy nincs lezárva, jelenjen meg belső feladat a felelősnél. A siker az, hogy a feladat ténylegesen elkészült és később lezárható. Az automatikus ügyféllevél külön döntés.

Előbb próbáld ki ezt kézzel két munkanapon. Ha közben ugyanaz a kérdés vagy kivétel jön elő, pontosítsd az állapotot. Stabil szabályt érdemes bekötni a rendszerbe.

Mikor segít AI?

AI segíthet egy hosszú levélváltásból összegyűjteni a nyitott kérdéseket, vagy elkészíteni egy utánkövető levél vázlatát. A vállalások, árak és határidők eredeti forrását ellenőrizd. Az emlékeztető időzítéséhez és a felelős kijelöléséhez önmagában nem kell AI.

Mérd ezt egy héten át

Számold meg a nyitott ajánlatokat és azt, hányhoz van következő lépés, felelős és dátum. Ezen kívül mérd az ajánlatkérés és az első érdemi válasz közötti időt. Ne keverd a válaszidőt az üzlet megnyerésének arányával.

A következő kísérlethez válassz egyetlen javítandó mutatót. Például: minden új ajánlatkéréshez egy munkanapon belül kijelölt felelős és következő lépés tartozzon. Ez saját cél, nem garantált eredmény.

Mikor állj meg?

Ha nem világos, ki jogosult árat vagy vállalást módosítani, azt tisztázd az automatizálás előtt. A rendszer gyorsabban tud továbbvinni egy hibás döntést is.